Validar datos en Excel

La validación de datos en Excel es una herramienta que los analistas de datos no pueden detectar porque nos ayudará a evitar datos incorrectos en la hoja de cálculo para que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

Importancia de la validación de datos en Excel

Por defecto, nuestras celdas de hoja están preparadas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea texto, número, fecha u hora. Sin embargo, el cálculo de nuestras fórmulas dependerá de los datos contenidos en las celdas, por lo que es importante asegurarse de que el usuario ingrese el tipo de datos correcto.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que los datos de la celda B5 no representan una fecha válida.

Este tipo de error se puede prevenir si usamos el validacion de datos en excel indicando que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez que se haya completado la validación de datos y estemos tratando de insertar una cadena de texto, recibiremos un mensaje de advertencia de la siguiente manera:

Más adelante veremos que es posible personalizar los mensajes enviados al usuario para que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo nos muestra la importancia de validar datos en Excel a la hora de solicitar la entrada de datos. el usuario.

El comando Validación de datos en Excel

El orden Validación de datos que usaremos a lo largo de este artículo en la pestaña Detalles y dentro del grupo herramientas de datos.

Si presiona este comando, se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde está la opción por defecto Algún valor select, lo que significa que se permite ingresar cualquier valor en la celda. No obstante, podemos seleccionar cualquiera de los criterios de validación disponibles para que la celda solo permita introducir un determinado número entero, decimal, lista, fecha, hora o longitud de texto.

Cómo implementar la validación de datos

Para aplicar la validación de datos a una celda específica, debe asegurarse de seleccionar esa celda y luego ir al comando Datos> Herramientas de datos> Validación de datos.

Por el contrario, si desea aplicar los mismos criterios de validación a un rango de celdas, debe seleccionar ese rango antes de colocar el comando Validación de datos y que aplicará el mismo criterio a todo el conjunto de celdas.

Debido a que es común trabajar con una gran cantidad de conjuntos de datos en Excel, puede seleccionar una columna completa antes de crear los criterios de validación de datos.

Para seleccionar una columna completa, simplemente haga clic en el encabezado de la columna. Una vez que haya realizado esta selección, puede crear la validación de datos que se aplicará a todas las celdas de la columna.

La opción Omitir espacios en blanco

Todos los criterios de validación mostrarán un cuadro de selección con el texto Evite espacios. Dado que esta opción aparece en todas ellas, conviene dar una breve explicación.

Por defecto, la opción Evite espacios Se seleccionará para cualquier criterio, lo que significa que cuando entremos en modo de edición de celdas podemos dejarla como una celda en blanco, es decir, podemos presionar la tecla Enter para dejar la celda en blanco.

Sin embargo, si desaconsejamos la elección Evite espacios, obligamos al usuario a ingresar un valor válido al ingresar al modo de edición de celda. Puede presionar la tecla Esc para evitar ingresar los datos, pero no puede presionar la tecla Intro para dejar la celda en blanco.

La diferencia entre dejar esta opción sin marcar o sin marcar es muy sutil y casi imperceptible para la mayoría de usuarios a la hora de introducir datos, por lo que te recomiendo dejarla siempre seleccionada.

Crear validación de datos en Excel

Analizar los criterios de validacion de datos en excel podemos dividirlos en dos grupos en función de sus características similares. El primer grupo contiene los siguientes criterios:

• Entero
• Decimal
• Fecha
• Hora
• Longitud del texto

Estos criterios son muy similares porque comparten las mismas opciones para delimitar los datos, son: Entre, No entre, Igual a, No igual, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

Para las opciones “entre” y “no entre” debemos indicar un valor máximo y un mínimo, pero solo daremos un valor para el resto de opciones. Por ejemplo, podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 y necesitamos configurar los criterios de la siguiente manera:

Por el contrario, si queremos validar que una celda solo acepta fechas anteriores al 1 de enero de 2015, podemos crear los criterios de validación de la siguiente manera:

Una vez que haya creado los criterios de validación en función de sus preferencias, basta con pulsar el botón glac para asignar este criterio a la celda o celdas que seleccionó previamente.

Lista de validación de datos

Contrariamente a los criterios de validación mencionados anteriormente, el Listo Es diferente porque no requiere un valor máximo o mínimo sino que es necesario expresar la lista de valores que queremos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen, he creado una lista basada en criterios de validación que solo aceptará los valores de sábado y domingo.

Puede agregar tantos valores como necesite y debe separarlos con el carácter separador de listas configurado en su computadora. En mi caso, este separador es la coma (,) pero probablemente tengas que hacerlo con el punto y coma (;). Por ahora haga clic en el botón glac puede confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde puede hacer clic para ver la lista de opciones disponibles:

Para mostrar correctamente la lista desplegable en la celda, debe asegurarse de que, al configurar los criterios de validación de datos, la opción Celda a lista desplegable seleccionado.

Cuando los elementos de la lista son demasiados y no desea ingresarlos uno por uno, se puede indicar la referencia al rango de celdas que contienen los datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen pueden ver que ingresé los días de la semana en el rango G1: G7 y ese rango lo indiqué como base de la lista.

Checklist con datos de otra hoja

Muchos usuarios de Excel usan la lista de verificación con datos ubicados en otra hoja. Este tipo de configuración es realmente fácil de hacer ya que solo necesita crear la referencia adecuada para ese rango.

Supongamos que pongo la misma lista de días de la semana en una hoja titulada Base de datos y los datos están en el rango G1: G7. Para hacer referencia a ese rango desde otra hoja, debo usar la siguiente referencia:

=DatosOrigen!G1:G7

Para crear una lista desplegable con estos datos, debe ingresar esta referencia al crear los criterios de validación.

Si tiene preguntas sobre cómo crear tales referencias, le sugiero que lea el artículo llamado Referencia de celdas de otras hojas en Excel.

Personaliza el mensaje de error

Como mencioné al principio del artículo, el mensaje de error que se muestra al usuario se puede personalizar después de un intento fallido de ingresar algunos datos. Para personalizar el mensaje tenemos que ir a la pestaña Mensaje de error encontrado dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.

para elegir Estilo Tenemos tres opciones: Parada, Aviso e Información. Cada una de estas opciones tendrá dos efectos en la venta de los errores: primero cambiará el icono que se muestra y segundo mostrará diferentes botones. La elección Detener mostrará los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La elección Advertencia muestra los botones Sí, No, Cancelar y Ayuda. La elección Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.

el cuadro de texto Calidad Nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que se mostrará por defecto como Microsoft Excel. Y finalmente el cuadro de texto. Mensaje de error Nos permitirá ingresar el texto que queremos mostrar dentro de la ventana de error.

Por ejemplo, en la siguiente imagen verás que he cambiado la configuración de pestañas por defecto Mensaje de error:

Como consecuencia de esta nueva configuración, recibiremos el siguiente mensaje de error:

Cómo eliminar la validación de datos

Si desea eliminar los criterios de validación de datos aplicados a una celda o rango, deberá seleccionar esas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y presiona el boton Destrucción total.

Con solo presionar un botón glac habrá eliminado cualquier validación de datos aplicada a las celdas seleccionadas.

Espero que esta guía te de una mejor y más clara idea de cómo validacion de datos en excel. Esta funcionalidad ayudará en gran medida a controlar la entrada de datos del usuario y reducirá en gran medida la probabilidad de que se ingrese información incorrecta, lo que puede tener un impacto devastador en nuestras fórmulas y análisis de datos.