¿Qué es Excel y para qué sirve?

Es bastante normal que se hable de Excel con frecuencia; es una de las herramientas más utilizadas en la oficina hoy en día. Pero veamos por qué es tan popular y por qué es uno de los programas más utilizados de todos los tiempos.

Excel es un programa desarrollado por Microsoft y forma parte del paquete Office, que también incluye programas como Word y PowerPoint.

¿Qué es Excel?

Excel es un programa de hoja de cálculo que permite manipular datos numéricos y textuales en una tabla formada por la conexión de filas y columnas. ¿Pero qué es una hoja de cálculo?

Las hojas de cálculo fueron utilizadas por los contables para llevar los registros mucho antes de la llegada de los ordenadores. Los programas informáticos de hojas de cálculo aparecieron por primera vez en los años 60 y se desarrollaron para simular las hojas de cálculo contables que se utilizaban en la época y para automatizar las tareas de contabilidad.

¿Para qué sirve Excel?

Gracias a los avances que ha hecho Microsoft Excel, ahora podemos utilizar esta herramienta para infinidad de cosas, tanto a nivel particular como profesional, y en cualquier negocio.

Excel se diferencia de otros programas ofimáticos en que los datos pueden organizarse en filas y columnas. Al introducir datos numéricos y alfanuméricos en una hoja de cálculo de Excel, se pueden realizar cálculos aritméticos básicos y aplicar funciones matemáticas más complejas para poder utilizar funciones estadísticas y lógicas en Excel. Aquí es donde entra en juego Excel.

Las hojas de cálculo de Excel facilitan mucho el análisis de la información y la creación de informes mediante herramientas gráficas y tablas dinámicas.

Hojas de cálculo de Excel

Una de las principales características de Excel es que en la pantalla principal se muestra una matriz bidimensional, compuesta por columnas y filas, formada por las celdas que forman la intersección de las columnas y las filas.

Cada celda tiene una dirección única formada por una letra que identifica la columna y un número que identifica la fila en la que se puede editar. Por ejemplo, la dirección o nombre de la celda de la siguiente figura es A1.

Cada celda puede rellenarse con datos numéricos o alfanuméricos, como se ha mencionado anteriormente. Se puede determinar fácilmente si los datos son numéricos o de texto comprobando la celda para el tipo de datos introducidos. Por lo general, los datos de texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos a la derecha.

De esta forma Excel puede reconocer el tipo de dato que estamos ingresando ya sea una cadena de texto o carácteres numéricos.

Operaciones Aritméticas en Excel

En Excel puedes realizar operaciones aritméticas sencillas como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/). Para realizar un cálculo aritmético en Excel, basta con preceder la celda con el signo (=) o el signo (+) seguido de la fórmula que se desea realizar.

• Suma = 24+7+34
• Resta = 48-5-7
• Multiplicación = 500*14
• División = 1545/5

Funciones y fórmulas de Excel

Si bien podemos usar operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros cálculos, también podemos usar funciones de Excel, que son procedimientos que nos ayudan a realizar cálculos en nuestros datos.

Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel que nos daría unos datos numéricos y se encargaría de los cálculos y darnos el resultado correcto.

Un ejemplo es la función PROMEDIO con la que podemos expresar un conjunto de valores numéricos y devolver la media de todos ellos.

Las funciones de Excel se enumeran por funcionalidad y algunas de estas categorías son funciones de búsqueda y referencia, funciones lógicas, funciones de texto, funciones de fecha y hora, etc.

Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel, puede hacer clic en la pestaña fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías.

Si hace clic en cualquiera de ellos, se mostrarán las funciones relacionadas con esa categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonometría

Si quieres conocer todas las funciones de Excel disponibles, haz clic en la pestaña Fórmulas para ver todas las funciones que se pueden aplicar en la hoja de cálculo. La siguiente ilustración muestra algunas de las funciones de la categoría Funciones Lógicas que se pueden realizar en Excel.

Gráficos en Excel

Una de las principales razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares del mundo es su capacidad para presentar datos en forma de gráficos.

Los gráficos nos permiten crear nuestros propios informes con una mejor interpretación y sensación. Por ejemplo, podemos crear gráficos que analicen nuestras ventas a lo largo de un periodo de tiempo para poder ver visualmente qué productos se han vendido más y cuáles tienen menos ventas.

Aprender a crear gráficos de Excel es un tema único, pero puede pensar en los diversos gráficos disponibles haciendo clic en la pestaña insertar e inmediatamente verá un grupo de comando conocido con el nombre Gráficos.

Tipos de gráficos

Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:

• Circular
• Barras
• Áreas
• XY Dispersión
• Cotizaciones
• Superficie
• Columnas
• Líneas
• Radial
• Cuadro combinado

Excel también permite organizar los datos en forma de tabla; el gran número de celdas que componen las hojas de un libro de Excel permite editar fácilmente los datos de este modo.

Por este motivo, Excel ofrece una serie de herramientas que le ayudarán a dar formato a los datos que introduzca en una hoja de Excel. Por lo tanto, cuando se trabaja con datos en Excel, puede ser necesario formatearlos como una tabla de Excel, aplicar un formato condicional o simplemente formatear la hoja o la celda.

Al trabajar con datos tabulares en Excel, es fácil ordenar, filtrar, buscar y utilizar herramientas avanzadas para analizar la información y los datos introducidos en la hoja de cálculo.

La importancia de aprender Excel

Debes tener en cuenta que Excel es una de las herramientas más utilizadas en el trabajo, ya que facilita muchas tareas administrativas. También nos permite realizar tareas en muy poco tiempo, automatizar tareas repetitivas y evitar errores que a veces pueden provocar grandes pérdidas.

Las funciones de Excel y su versatilidad nos permiten utilizarlo de forma muy versátil. Se utiliza para la contabilidad, el manejo y la gestión de inventarios, el filtrado, la selección y la recuperación de grandes cantidades de información y datos, el cálculo de plazos y períodos de tiempo, el análisis de la información, la comparación de información, la conexión con fuentes externas y mucho más.

Por tanto, es casi seguro que, sea cual sea su profesión, necesitará utilizar Excel en algún momento. Hoy en día, los conocimientos de Excel se encuentran entre los más solicitados en el mundo empresarial, y puedes comprobarlo por ti mismo buscando en sitios web de búsqueda de empleo en Internet.