Crear una lista desplegable en Excel
Las listas desplegables en Excel nos ayudan a garantizar que los usuarios seleccionen un valor de la lista en lugar de ingresar sus propios valores.
De esta forma, evitamos el problema de la consistencia de los datos porque, si cada usuario ingresa un valor diferente, tendremos que implementar procesos de transformación y limpieza de datos potencialmente muy complejos.
¿Qué es una lista desplegable en Excel?
Las listas desplegables son una característica de la validación de datos en Excel que nos permite, entre muchas otras cosas, convertir una celda de nuestra hoja en una lista desplegable. La siguiente imagen muestra una lista desplegable ubicada en la celda B2.
Cuando se activa la celda que contiene la lista desplegable, Excel muestra un botón a la derecha de la celda para indicar que la celda contiene una lista. Al hacer clic en el botón con la flecha, se muestra una pequeña ventana en la que se enumeran todos los valores y de la que solo se puede seleccionar uno.
Cómo crear una lista desplegable en Excel
Para crear una lista desplegable, debemos colocar la lista de elementos dentro de un rango de celdas y luego mostrar ese rango como la fuente de datos de la lista. Luego enumeraré los pasos exactos que debemos seguir:
- Enumere los elementos dentro de un rango de celdas. La siguiente imagen muestra los datos en el rango E1: E5.
- Seleccione la celda en la que necesitamos crear la lista desplegable. En nuestro ejemplo, crearemos la lista en la celda B2.
- Haga clic en Datos> Herramientas de datos> Validación de datos.
- Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos y debes seleccionar la opción Listo.
- En el cuadro Fuente necesitamos indicar el rango en el que se encuentran las características de la lista. Por ejemplo, los datos están en el rango E1: E5.
Al hacer clic en el botón Aceptar, Excel creará la lista desplegable. Cuando seleccione la celda B2 y haga clic en el botón de flecha, se mostrará la lista desplegable.
Ahora que hemos creado la lista desplegable en la celda B2, cualquier usuario de la hoja podrá seleccionar cualquiera de los valores de la lista o dejarlo en blanco, pero no podrá ingresar un valor diferente.
La siguiente imagen muestra el resultado luego de ingresar el texto "Domingo" en la celda B2 y presionar la tecla Enter. Excel sabe que no podemos ingresar un valor diferente para los elementos de la lista, por lo que muestra un mensaje de error.
De esta manera, la lista desplegable nos ayuda a asegurar que los usuarios de la hoja solo ingresen algunos de los elementos de la lista.
Elementos de la lista desplegable
Cuando tenemos muchos elementos para incluir en una lista desplegable, Excel solo mostrará los primeros elementos y habrá una barra de desplazamiento para que el usuario pueda moverse entre todos los elementos de la lista.
Esta lista se origina en el rango E1: E12 que incluye los meses del año, pero solo muestra los primeros ocho meses y el resto se puede ver desplazándose hacia abajo en la lista.
Este es un comportamiento predeterminado de Excel y no podemos cambiar el tamaño de los elementos que se muestran y abrir la lista, pero a través de la barra de desplazamiento podrá ver todos los elementos para seleccionar cualquiera de ellos.
Ocultar datos de origen
En muchos casos, no queremos que los datos de origen en la lista desplegable aparezcan en la hoja de cálculo, por lo que podemos ocultarlos.
Todo lo que tiene que hacer es hacer clic derecho en el encabezado de la columna con los detalles y seleccionar la opción Esconder. Es extremadamente importante recordar que los datos de origen no se pueden eliminar o la lista desplegable no funcionará.
Copiar lista desplegable
Si copiamos y pegamos una celda que contiene una lista desplegable, la celda de destino también tendrá la misma lista desplegable. Excel copiará la regla de validación de datos en la nueva celda, pero cada una será independiente y puede tener un valor diferente.
Este comportamiento es muy útil cuando queremos copiar la misma lista desplegable sobre una columna de datos. Al copiar la celda en la que hemos creado la lista desplegable, podemos pegarla sobre el resto de las filas para que tenga el mismo comportamiento en toda la columna.
Agregar nuevos elementos a la lista
Es inevitable que los datos se modifiquen y que tendremos que aumentar o disminuir las características de la lista desplegable. El primer paso es agregar o eliminar los datos en la columna que contiene los elementos de la lista. En la siguiente imagen podéis ver que he añadido sábado y domingo al final de la columna E.
Una vez que las celdas que contienen las características de la lista han cambiado, debemos actualizar el origen de la lista con el nuevo rango de celdas. Para realizar este cambio, debemos seleccionar la celda que contiene la lista desplegable y presionar el comando Datos> Validación de datos.
Cuando haga clic en el botón Aceptar, los nuevos elementos se incluirán en la lista desplegable. Desafortunadamente, no hay acceso directo a este tipo de lista de actualización, pero es necesario abrir el cuadro de diálogo. Validación de datos a la nueva gama de Fuente.
Cómo eliminar la lista desplegable
Cuando tenemos una celda con una lista desplegable, la tecla Represión eliminará la selección realizada en la lista, pero la lista no desaparecerá de la celda. Si desea eliminar una lista desplegable, debe eliminar la regla de validación de datos y para eso debe ir a Datos> Validación de datos y en las opciones para liga debes seleccionar la opción Algún valor.
También puede hacer clic en el botón Destrucción total ubicado en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo. Y si lo prefiere, puede omitir este cuadro de diálogo y eliminar la lista desde la pestaña Inicio> Editar> Eliminar> Eliminar todo. Cualquiera de estos métodos eliminará la lista desplegable de la celda y podrá ingresar cualquier valor en ella.
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