¿Cómo usar los filtros en excel?

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. En general, todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y solo queremos ver aquellas capas que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puede ver los detalles de ventas de la empresa. ¿Cómo puedo ver todas las series relacionadas con Hugo? Esa sería una tarea muy difícil de completar sin la instalación Crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel

Para crear un filtro Podemos usar el comando Filtrar que se encuentra en la pestaña Datos en el grupo Ordenar y filtrar.

Si presiona el botón Filtro, se colocarán flechas a la derecha de cada uno de los encabezados de columna para nuestros datos que indican que podemos usar los filtros. También puede seleccionar el comando Filtrar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtrar.

Otra forma de crear un filtro es convertir nuestros datos a una tabla de Excel, que insertará los filtros y aplicará un formato especial a los datos.

Cómo usar filtros en Excel

Para filtrar la información, debemos seleccionar una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Cada filtro, en la parte inferior, mostrará una lista de valores únicos con una casilla de verificación a la izquierda de cada uno.

Una de las opciones que tenemos para filtrar los datos es seleccionar individualmente aquellos valores que queremos mostrar en pantalla. También podemos usar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar cada elemento de la lista. En la imagen anterior seleccioné el nombre Hugo para que el filtro solo muestre las filas con ese nombre.

Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplan los criterios de filtrado establecidos. Observe que la flecha de filtro está en la columna Vendedor después de cambiar para indicar que hemos implementado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente, lo que indica que las filas están ocultas.

Filtrar por varias columnas

Si queremos separar aún más los datos que se muestran en pantalla, podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior, filtré las filas relacionadas con Hugo, pero si necesito saber las relacionadas con la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar esas opciones dentro del filtro de columna. Región:

Si acepta estos cambios, solo se mostrarán las filas que cumplan ambos criterios. Tenga en cuenta que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicar que se ha aplicado un filtro a cada una de ellas.

Esto demuestra que se crean tantos filtros como sea posible en las columnas de nuestros datos y cuantos más criterios de filtrado apliquemos, más segmentación de datos obtendremos.

Cómo quitar el filtro en Excel

Para eliminar un filtro aplicado a una columna, debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Limpiar el filtro de »Columna" donde Columna es el nombre de la columna que hemos seleccionado. Esta acción eliminará un filtro de columna, pero si hemos aplicado filtros a varias columnas y queremos eliminarlos todos con una sola acción, debemos presionar el comando Eliminar que se encuentra en la pestaña Detalles > Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de los que podemos seleccionar uno o más y justo encima de esa lista de valores hay un cuadro de texto que nos permite buscar. Por ejemplo, en la siguiente imagen puse la palabra "esto" en el cuadro de búsqueda y como resultado la lista de valores cambiados solo muestra aquellos donde se encontró esa palabra:

Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente cuáles queremos seleccionar, podemos usar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que queremos. También se pueden utilizar caracteres comodín, como el asterisco o el signo de consulta (?) como si estuviéramos haciendo una búsqueda vaga en Excel para que podamos ampliar los resultados de la búsqueda.

Filtros de texto libre en Excel

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel , cuando el tipo de datos de texto se encuentra en una columna, una opción de menú llamada filtros de texto

Si elegimos una de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles, como se muestra en la figura:

Si ponemos la letra “a” en el recuadro de texto junto a la opción “comienza por”, Excel mostrará los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.

Filtros numéricos en Excel

Del mismo modo, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para este tipo de datos como puedes ver en la siguiente imagen:

Filtros de fecha en Excel

Cuando filtramos por fechas nos proporcionan más opciones, tal como lo muestra la siguiente imagen:

Excel nos permite filtrar fechas por días concretos como hoy, mañana o ayer e incluso por periodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años simplemente seleccionando la opción adecuada.

Filtro por color en Excel

No podíamos pasar por alto la opción de Filtro por color que ofrece Excel. Para que esta opción se active, es necesario que se aplique un color de relleno a las celdas, ya sea mediante una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato.

En nuestro ejemplo, he aplicado una regla de formato condicional a las celdas con un valor superior a 850 dólares en la columna Total.

Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.