Diagrama de Gantt en Excel

El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la secuencia de las actividades del proyecto, así como su duración en días a partir de una fecha de inicio establecida. Este tipo de diagrama se usa ampliamente en la planificación y el desarrollo de proyectos para facilitar la asignación de recursos.

En el mercado actual, existen herramientas de software especializadas para crear y editar diagramas de Gantt, como Microsoft Project, pero seguramente habrá momentos en que los participantes del proyecto no tendrán acceso a estas herramientas, por lo que será necesario que algunos utilicen otro software.

Otra opción es usar Excel para crear un diagrama de Gantt que contiene información básica, pero que es muy útil para tomar decisiones en el desarrollo de proyectos. Así que esta vez haremos un ejercicio que ilustra los pasos necesarios para crear un diagrama de Gantt en Excel.

En el desarrollo de cada uno de los pasos descritos en este artículo, tendremos una tabla con la información básica de cada una de las actividades del proyecto, así como un gráfico de barras de Excel que ilustrará adecuadamente un diagrama de Gantt. En la siguiente imagen se puede ver una imagen del resultado final.

Antes de empezar a practicar necesito aclarar algunas cosas. En primer lugar, debe tener en cuenta que este es un diagrama de Gantt básico en Excel, pero puede agregar funcionalidades adicionales más adelante si lo desea.

También debe recordar que Excel no se creó para crear este tipo de diagramas, por lo que implementar cosas dentro de herramientas especializadas que son fáciles de implementar dentro de Excel puede ser mucho más complicado.

Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel

Como puede ver en la imagen de la sección anterior, nuestra tabla de datos contiene información sobre cada una de las actividades del proyecto, por ejemplo: nombre de la actividad, fecha de inicio, duración y fecha de finalización. No necesita ingresar la fecha en la columna Fin manualmente, ya que se puede calcular sumando una suma a la columna Inicio y la columna Duración.

Debe prestar especial atención al crear esta tabla, ya que será una fuente de datos para nuestro gráfico. Ingrese esta información con mucho cuidado y cuando esté completa, estaremos listos para enviar el gráfico.

Cuando tengamos la tabla de datos lista, debemos hacer clic en una celda vacía en nuestra hoja y luego ir a la pestaña Insertar> Gráficos> Barra y luego seleccionar la opción barra apilada cual es el segundo icono dentro del grupo Barra 2-T como se ve en la siguiente imagen.

Notará que esta acción insertará un gráfico en blanco, pero no tendremos que preocuparnos por eso en este momento, ya que agregaremos gradualmente todos los elementos a nuestro diagrama de Gantt.

Seleccionar datos para el Diagrama de Gantt

Ahora que tenemos nuestro gráfico de barras en blanco incrustado en la hoja, debemos hacer clic derecho en el gráfico y seleccionar la opción Seleccionar detalles.

El cuadro de diálogo se mostrará inmediatamente. Seleccione una fuente de datos y será aquí cuando indiquemos el rango de celdas que contienen la información sobre las actividades de nuestro proyecto.

Si no está acostumbrado a crear gráficos de Excel de esta manera, le recomiendo hacer cada uno de los pasos que se describen a continuación con mucho cuidado ya que de esto dependerá el buen funcionamiento de nuestro diagrama de Gantt.

Usaremos este cuadro de diálogo para agregar dos conjuntos de datos y, como probablemente se esté imaginando, lo haremos a través del botón Agregar. Entonces, comencemos haciendo clic en ese botón. Por favor y se abrirá otro pequeño diálogo con el título Cambiar serie.

En este nuevo cuadro de diálogo centraremos nuestra atención en el cuadro Valores de serie donde representamos los valores de la columna Comienzo de nuestra tabla de datos, que ejemplificaremos en el rango B2:B6.

Una vez realizada la selección, debemos hacer clic en el botón Aceptar y se creará el primer conjunto de datos. Ahora necesitamos modificar las etiquetas del eje horizontal para esa serie, por lo que debe centrar su atención en el panel derecho del cuadro de diálogo. Seleccione una fuente de datos y haga clic en el botón Editar disponible en la sección Etiquetas de eje horizontal:

Esto abrirá el cuadro de diálogo. etiquetas de eje, y debe seleccionar la columna Ocupaciones de nuestra tabla de datos que es el rango A2: A6. Finalmente, debe hacer clic en el botón Aceptar.

De esta manera, hemos agregado el primer conjunto de datos con información sobre el inicio de cada actividad y ahora necesitamos agregar un segundo conjunto de datos que contendrá información sobre la duración de cada actividad.

En este punto tendrá el cuadro de diálogo en la pantalla Seleccione una fuente de datos, por lo que deberá hacer clic en el botón Agregar y en el cuadro de diálogo cambiar de serie, dentro de la caja Valores de serie, debe seleccionar los datos de la columna Moda nuestra tabla de datos contiene el rango C2: C6.

Haga clic en el botón Aceptar para terminar de crear la segunda fila pero, al igual que con el conjunto de datos anterior, también deberá editar las etiquetas del eje horizontal, por lo que debe seleccionar la segunda fila del panel izquierdo y luego hacer clic en el botón Editar ubicado en el panel derecho para abrir el cuadro de diálogo etiquetas de eje tal como lo hicimos con el primer conjunto de datos.

Para las etiquetas de eje del segundo conjunto de datos, también seleccionamos valores de columna Ocupaciones es decir, debes indicar el rango A2:A6. Finalmente, debe hacer clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. etiquetas de eje y finalmente haga clic en el botón Aceptar nuevamente para cerrar el cuadro de diálogo Seleccione una fuente de datos.

Luego de sumar los dos conjuntos de datos tendremos una gráfica similar a la que se muestra en la siguiente imagen.

Por el momento, nuestro gráfico es como cualquier otro gráfico de barras, pero continuaremos trabajando para agregar los datos necesarios para crear nuestro diagrama de Gantt en Excel.

Dar formato al eje vertical del gráfico

Nuestro próximo paso será dar formato a los ejes del gráfico ya que las actividades se muestran en orden inverso en este momento, es decir, en la parte superior del gráfico hay una actividad "E" y en la parte inferior está la actividad "A". quiere invertir ese orden. Para lograr este cambio es necesario hacer clic derecho en el eje vertical y seleccionar la opción formato de espalda.

Aparecerá el cuadro de diálogo. formato de espalda y dentro del articulo Opciones de eje debes asegurarte de marcar la opción Categorías en orden inverso.

Cuando cierre el cuadro de diálogo, tendrá las actividades dentro del gráfico de comandos de la misma manera que se muestran en la tabla de datos.

Eliminar el relleno del primer conjunto de datos

Si analizas detenidamente el estado actual de nuestros gráficos, verás que las barras rojas representan adecuadamente la fecha de inicio, duración y finalización de cada una de las actividades.

La función de las barras azules es ayudarnos a encontrar correctamente el inicio de las barras rojas, es decir, empujarlas hacia la derecha hasta colocarlas correctamente en la fecha de inicio. Así que, estrictamente hablando, las barras azules no tienen por qué aparecer en nuestro gráfico, por lo que procederemos a "ocultarlas".

Para ocultar visualmente las barras azules quitaremos su color de relleno y para ello debes seleccionar cualquiera de las barras azules y dar clic derecho para seleccionar la opción Formato de conjunto de datos:

Se abre el cuadro de diálogo Formato del conjunto de datos y debes asegurarte de ir a la sección Lleno para seleccionar la opción No llenado:

Cuando se cierre el cuadro de diálogo, las barras azules desaparecerán visualmente de nuestro gráfico. Para dar un poco más de espacio a las barras, podemos eliminar la leyenda del gráfico y podemos hacer esto haciendo clic en esa leyenda y seleccionando la opción Eliminar.

Luego de aplicar estos cambios tendrás una gráfica similar a la que se muestra en la siguiente imagen la cual muestra solo las barras rojas y contiene un mayor porcentaje del área de la gráfica.

Dar formato al eje horizontal del gráfico

Nuestro último paso para crear un diagrama de Gantt en Excel es formatear el eje horizontal para que haya menos espacio libre a la izquierda de las barras. Esto lo lograremos expresando el valor numérico de la gráfica donde debe comenzar el eje horizontal.

El truco de este paso es encontrar el valor numérico de la fecha de inicio de la primera actividad para comenzar correctamente, como la actividad A. Podemos encontrar fácilmente este valor numérico haciendo clic derecho en la celda B2, que tiene la fecha en que comenzó. . para esa actividad, y posteriormente seleccionaremos la opción formato de celda y cambiamos temporalmente la opción Categoría Número como se ve en la siguiente imagen.

Sin hacer clic en el botón Aceptar se puede ver en la sección espectáculos el valor numérico para la fecha 01/01/2011 es el valor 40544. Debes escribir este número ya que lo pondremos como valor inicial en nuestro gráfico, así que cierra el cuadro de diálogo formato de celda haga clic en Cancelar y luego debe hacer clic derecho en el eje horizontal para seleccionar la opción formato de espalda:

Aparecerá el cuadro de diálogo. formato de espalda y dentro de la sección Axis Options debes habilitar la opción Reparado para el valor mínimo fijo y agregue el número que acabamos de recibir, que es 40544, por ejemplo, el valor y correspondiente a la fecha de inicio de la actividad A.

Poniendo el valor mínimo del eje horizontal habremos eliminado el espacio en blanco a la izquierda de las barras.

Pero antes de cerrar el cuadro de diálogo, modificaremos ligeramente las etiquetas del eje horizontal. Para ello, debe seleccionar la sección Número y dentro del recuadro Categoría debes seleccionar la opción Personalizado y en el cuadro de texto Código de formato debes ingresar el valor dd/mm y finalmente presione el botón Agregar. Esto dará una mejor visibilidad a las fechas que se muestran en el eje horizontal, ya que será el año y solo se mostrarán el día y el mes.

Cierre el cuadro de diálogo presionando el botón Cerrar y debería tener un diagrama idéntico al que se muestra al principio de este tutorial.

Así es como terminamos nuestro ejercicio para crear un diagrama de Gantt en Excel. Como mencioné antes, es un diagrama que muestra conocimientos básicos pero que son suficientes para tener una visión clara de la duración de las actividades del proyecto.

Se puede agregar funcionalidad adicional a este diagrama de Gantt en su totalidad, pero ese será el tema de algunas publicaciones futuras. Actualmente puede descargar el archivo de trabajo utilizado en este artículo y usarlo como plantilla para crear sus propios diagramas de Gantt en Excel.