¿Cómo crear una tabla en Excel?

Las tablas de Excel en hojas de cálculo son un objeto especial porque nos ayudan a organizar y visualizar nuestros datos de una manera amigable. Además, una vez que se crea una tabla de Excel, podemos ordenar y filtrar fácilmente los datos.

Muchos usuarios de Excel consideran una tabla cualquier rango en el que se estructuran los datos y cuyas celdas tienen un estilo y perspectiva diferente.

Sin embargo, una tabla de Excel no es solo un rango de celdas con datos bien organizados. Una tabla en Excel es un objeto especial creado con uno de los comandos disponibles, como el comando Mesa ubicado en la pestaña insertar, dentro del grupo mesas.

Este comando da un formato especial para un rango de celdas e inserta automáticamente los filtros en cada una de las columnas. Es este comando el que convierte un rango normal de celdas en una tabla.

Pasos para crear una tabla en Excel

1. Deberá seleccionar una celda con datos.
2. Elija Inicio > Dar formato como tabla.
3. Seleccione un estilo para la tabla.
4. En el cuadro de diálogo Dar formato como tabla, establezca el rango de celdas.
5. Marque la opción La tabla tiene encabezados si procede.
6. Seleccione Aceptar.

Con estos sencillos pasos podrás crear una tabla de forma rápida.

Preparación de datos

Antes de crear una tabla en Excel debemos tener en cuenta algunas sugerencias:

• Los datos deben estar organizados en filas y columnas.
• La primera fila debe usarse para los encabezados de las columnas, es decir, una descripción muy breve de los datos contenidos en la columna.
• Cada columna debe tener el mismo tipo de datos: texto, número, fecha, moneda, etc.
• Cada conjunto tendrá detalles de registro individuales, por ejemplo: empleado, artículo, orden de compra.
• Los datos no deben contener filas o columnas en blanco.

Una vez que hayamos comprobado que nuestros datos cumplen estas condiciones, estamos listos para crear una tabla en Excel. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra los datos de muestra antes de comenzar la creación de la tabla.

Crear una tabla en Excel

Para crear una tabla en Excel, debe seleccionar cualquiera de las celdas en el rango de datos y presionar la orden insertar > Mesa y Excel identificará inmediatamente el rango que contiene los datos:

Si por alguna razón el rango reconocido por Excel no coincide con su rango de datos, entonces la modificación de esa referencia es el momento adecuado para hacerlo.

Si Excel detecta un conjunto de encabezados en los datos, la opción "Hay encabezados en la mesa.”. Del mismo modo, debe asegurarse de que sus datos tengan un conjunto de encabezados. Al presionar el botón Aceptar se creará una tabla en Excel.

Excel aplicará un estilo de tabla predeterminado, que para este ejemplo es el color de fondo azul agregado en cada una de las filas respectivas. Además, las cabeceras tienen un estilo diferente e incluyen los botones de flechas que nos permiten ordenar los datos o aplicar un filtro.

Las tablas en Excel siempre afirman que la primera fila de datos son encabezados de columna y, si no tiene encabezados, escriba nombres como columna1, columna2, columna3, etc Por ejemplo, la siguiente imagen muestra una tabla creada con los mismos datos de muestra pero sin la secuencia de encabezado.

Cuando detecta que falta un conjunto de encabezados, Excel se alineará con nombres genéricos para que haya espacio para colocar las flechas para los filtros de la tabla.

Crear una tabla en Excel con estilo

El orden Mesa que hay en la pestaña insertar y que usamos en el artículo anterior, creará una tabla de Excel con un estilo predeterminado. Sin embargo, es posible crear una tabla con un estilo de nuestra elección y para ello utilizaremos un botón de orden diferente.

Del mismo modo, debe seleccionar la celda de datos y luego ir a la pestaña Comienzo y dentro del grupo Estilos tienes que apretar el botón Formatear como tabla. Esto abrirá un menú con los estilos de tabla disponibles y deberá seleccionar uno de ellos.

Una vez que haya hecho su selección de estilo, aparecerá el cuadro de diálogo Formatear como tabla el cual nos mostrará el rango de datos encontrado por Excel y al hacer clic en el botón OK tendremos una tabla completa en Excel con el estilo que prefiramos.

Para cambiar el estilo de la tabla, debe seleccionar cualquiera de sus celdas e ir a la pestaña Herramientas de mesa > Diseño y dentro del grupo Estilos de tabla elige un estilo diferente.

Del mismo modo, si desea eliminar el estilo pero mantener la funcionalidad de la tabla, debe optar por Herramientas de mesa > Diseño, abre el menú de la sección Estilo de mesa y seleccione la opción Borrar como se muestra en la siguiente imagen.

Nombre de la tabla en Excel

Como mencioné al principio de este artículo, las tablas en Excel contienen objetos que se pueden identificar y usar en un libro de Excel. Por este motivo, al crear una tabla, se le asigna automáticamente un nombre único.

De forma predeterminada, Excel mostrará un nombre de tabla similar a tabla 1, Tabla 2, Tabla 3, Srl. Una forma de conocer las tablas de nuestro libro es hacer clic en la flecha que aparece en el cuadro de nombre ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra una tabla con nombre en el libro de trabajo actual tabla 1.

Otra opción es que necesitamos saber el nombre de las tablas de nuestro libro desde la pestaña fórmulas > nombre del gerente. Al hacer clic en él, se mostrará un cuadro de diálogo que enumera los rangos con nombre de nuestro libro, así como las tablas existentes.

el cuadro de diálogo nombre del gerente Nos dará mucha más información sobre las tablas de nuestro libro ya que podremos ver su nombre así como la gama de detalles a los que se refiere cada tabla. Si seleccionamos cualquiera de ellos y pulsamos el botón Editar Podemos cambiar el nombre de la tabla para añadir uno de nuestra elección.

Otra forma de editar el nombre de una tabla es seleccionar cualquiera de sus celdas y luego ir a la pestaña Herramientas de mesa > Diseño y en el extremo izquierdo encontrará un cuadro de texto con el nombre de la tabla.

Puede editar el nombre que se muestra en el cuadro de texto y presionando la tecla Enter habrá cambiado su nombre.

El nombre de la tabla es importante para poder crear referencias a ella desde nuestras fórmulas usando un tipo especial de referencia llamado referencias estructuradas. Además, podemos usar ese nombre de tabla en caso de que queramos manipularlo desde el código VBA.

Ordenar y filtrar tabla de Excel

Al hacer clic en las flechas de filtro en una tabla, se indicarán las opciones para ordenar y filtrar los datos. La primera parte trata exclusivamente de las opciones de clasificación.

Con estas opciones puede ordenar en orden ascendente o descendente según la columna seleccionada. Por el contrario, las opciones inferiores se refieren a los filtros que podemos aplicar a los datos de la tabla.

Según el tipo de datos de la columna, se mostrará otra opción de filtro. Por ejemplo, la imagen de arriba muestra la selección Filtros de números porque Excel detectó valores numéricos en la columna. Pero cuando se presiona la flecha de filtro para una columna que contiene cadenas de texto, Excel mostrará la opción filtros de texto como se muestra en la siguiente imagen.

Cada una de las opciones de filtrado nos permitirá crear los criterios que deben cumplir aquellos registros que se muestran en la tabla. Otra opción de filtrado muy utilizada son los cuadros de selección que se muestran debajo del cuadro de búsqueda.

Excel crea una lista de valores únicos a partir de los datos de la columna y los coloca junto a un cuadro de selección. Si se elimina la selección de alguna de las casillas, ya no se mostrarán todos los registros con ese valor. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado de que seleccionó solo la opción Finanzas en el filtro de columna Departamento para nuestros detalles de la muestra.

Observe que la flecha está en la columna Departamento Ha cambiado su apariencia para indicar que esta columna contiene un filtro. Para eliminar la aplicación de filtro de una columna, debe hacer clic en la flecha de filtro y seleccionar la opción limpiar el filtro.

Si desea borrar todos los filtros de columna a la vez, puede seleccionar la tabla e ir a la pestaña Detalles > Ordenar y filtrar y presiona el boton Borrar. También puede encontrar este comando en la pestaña Inicio> Modificar> Ordenar y filtrar.

Para obtener más información sobre los filtros, puede leer la sección Filtros en Excel.

Eliminar los filtros de una tabla

Si bien los filtros son una de las características más útiles de las tablas de Excel, es posible que a veces desee eliminarlos. Para realizar esta modificación sin interrumpir el resto de la funcionalidad de la tabla, debe seleccionar cualquiera de sus celdas e ir a la pestaña Detalles > Ordenar y filtrar y presiona el boton Filtrar activar o desactivar filtros en una tabla de Excel.

Suelta la tabla sin interrumpir los datos

Si por algún motivo necesita eliminar la tabla de Excel pero dejar los datos intactos, debe seleccionar una celda de la tabla e ir a la pestaña Herramientas de mesa > Diseño y presione el botón de comando Convertir a rango que esta dentro del grupo Instrumentos.

Aparecerá un cuadro de confirmación de Excel que le preguntará si desea convertir la tabla a un rango normal. Con solo presionar un botón sí la definición de la tabla se eliminará pero los detalles permanecerán en la hoja.

Si la tabla original tenía un estilo, las celdas del rango permanecerán en ese estilo. Para eliminarlo puedes seleccionar el rango de celdas y en la pestaña Comienzo > Cambiar abrir menú de botones Borrar y seleccione la opción Eliminar formatos.

Las tablas en Excel son una característica que traerá grandes beneficios a la hora de analizar tus datos. Es buena idea pensar en crear tablas en Excel que nos permitan acceder fácilmente a la información y usarlas como fuente de datos para otras cosas en Excel.

Si desea leer algunas características importantes de las tablas de Excel, le recomiendo que lea la sección Tablas en Excel donde puede identificar algunos beneficios adicionales de las tablas.