Base de datos en Excel

La base de datos es un conjunto de datos organizados bajo un mismo contexto y cuya información se encuentra almacenada y lista para su uso en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas que constan de columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero cualquier número de filas.

Si observa detenidamente la imagen anterior, notará que una tabla es muy similar a una hoja de Excel que también se divide en columnas y filas. Es por eso que Excel se ha utilizado durante mucho tiempo, y por muchas personas, como base de datos.

Diseño de base de datos en excel

Diseñar y organizar correctamente la información dentro de su libro de Excel le permitirá ver sus datos de una manera fácil y eficiente, por lo que esta vez hablaremos sobre las mejores prácticas para Crea una base de datos en Excel gratis, lo que le permitirá organizar y estructurar adecuadamente la información.

Por ejemplo, analizaremos el caso de una pequeña librería que intenta crear un catálogo de sus libros en Excel, así como tener una lista de sus clientes y órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel, comenzaremos a crear el diseño siguiendo los pasos descritos en la sección Diseño de base de datos.

Paso 1: identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso para diseñar una base de datos en Excel es identificar las tablas que usaremos para organizar la información. Como ejemplo de nuestra biblioteca podemos citar las siguientes tablas:

Para identificar correctamente las tablas de la base de datos, es necesario prestar atención a las agrupaciones naturales de la información, es decir, los materiales que interactúan en el problema analizado. En este caso los temas principales son libros, clientes y pedidos.

Paso 2: Encuentra los campos en las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas, debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre de la cancha debe ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades esperadas en la tabla.

Por ejemplo, de cada libro a la venta en la librería guardaremos su código ISBN, título, autor y precio, por lo que esta tabla queda definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que tenga disponible para ingresar a la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o firmas estarán interesadas en capturar más información sobre sus clientes, lo que significará que su tabla de Clientes tendrá más dominios que los que se muestran en el ejemplo anterior.

Paso 3: Identifique la clave para cada tabla

Una clave primaria nos permitirá identificar individualmente cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la clave porque es un código internacional único para cada libro publicado, por lo que ese número nunca cambiará.

Para las tablas de Pedidos y Clientes, crearemos un número coherente que identifique de forma única a cada una de las series.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es útil para asegurar que podemos vincular la información de las tablas a través de la relación entre dos de sus campos. Por ejemplo, si quiero obtener el título del libro vendido para una orden de compra en particular, basta con conectar la columna ISBN de la tabla Pedidos a la columna ISBN de la tabla Libros para obtener el título.

De manera similar, si quiero conocer al cliente para una orden de compra en particular, solo necesito seguir la relación especificada por el campo CustomerID en ambas tablas.

Paso 5: identificar datos recurrentes en tablas

Aunque creamos que hemos completado el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar datos duplicados y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considere el escenario de la tabla Libro donde podríamos tener uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, repetiríamos el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la duplicación de datos, es recomendable crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y haga referencia a esa tabla por su campo principal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta forma evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también evitaremos plasmar algunas versiones del mismo. Para continuar con nuestro análisis, capturaremos datos de prueba a pedido, tales como:

Estos son los datos de su orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, dos de los cuales tienen el mismo título. El problema de este dato es que el número de pedido está repetido y esto no sería posible porque esa es nuestra clave principal en la tabla y no se puede repetir. Además, la Fecha se repite para todos los registros, así como las columnas ClientID y PaymentType. Para solucionar este problema necesitamos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Así es como decidimos, después de repetidas identificaciones de datos en las tablas, agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos, que será extremadamente importante a medida que crezcan los datos. De esta forma, nuestro diseño final queda de la siguiente manera:

Crear una base de datos en Excel

Una vez que tengamos el diseño de la base de datos podemos crearlo fácilmente en Excel siguiendo dos sugerencias:

• Cada tabla en el diseño será una tabla de Excel.
• Coloque cada tabla en su propia hoja de Excel.

La razón para usar tablas de Excel es que existen numerosas ventajas al usar tablas, incluidos los filtros y la identificación automática de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la que cada tabla se coloca en su propia hoja de cálculo de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos, ya que si pones varias tablas en la misma hoja, probablemente tendrás que mover o redefinir cada vez que una aumenta de qué tamaño. y se superponen.

Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se crea la base de datos en Excel y los datos comienzan a crecer, seguramente encontrará la necesidad de vincular información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considere las siguientes dos tablas:

Hay una tabla llamada Pedidos en Hoja.Pedidos y hay una tabla Cliente en Hoja.Clientes. Si al consultar la tabla de Pedidos quiero saber el Email del cliente que realizó esa compra, puedo usar funciones de Excel para obtener esa información. Como estoy usando tablas de Excel, puedo usar referencias estructuradas como:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula encontrará el valor de la columna CustomerID, que está relacionada con la tabla Pedidos, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de la última tabla. Ver el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que el cliente realizó un pedido número 1 con ID de cliente igual a 5 y correspondiente a Luis cuyo Email es el que se muestra en la celda F2. De esta manera puede ver la información de las distintas tablas en su base de datos excel gratis,, utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones ÍNDICE/COINCIDIR ya que nos permite crear fórmulas de búsqueda de datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de hacer. Antes de concluir este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes con respecto a la base de datos excel gratis,, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.

Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)

Hace varios años, cuando las computadoras comenzaron a ser más rápidas y eficientes en el manejo de la información, fue necesario crear un sistema que se encargara de las operaciones de datos. Desde la década de 1960, la primera Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), el cual tenía como finalidad facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de datos.

El objetivo principal de DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y este objetivo se logra porque los usuarios o las aplicaciones solo pueden recuperar datos utilizando una serie de interfaces o lenguajes de alto nivel como SQL y el sistema de administración de base de datos él o ella será responsable de devolver la información solicitada ya que el usuario, o la aplicación, nunca tiene contacto directo con los datos.

Es muy común en el campo de la informática que una base de datos deba tener un DBMS para poder ser vista como una base de datos real. Un ejemplo de DBMS es el llamado producto de Microsoft servidor SQL es un motor de base de datos diseñado para el entorno empresarial.

Excel no es un SGBD

Si bien hay muchas personas que usan Excel para almacenar información, eso no quiere decir sistema de administración de base de datos. Excel no cuenta con un servicio que controle la manipulación o borrado de los datos, pero el usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

Aquí hay algunas desventajas de usar Excel para almacenar nuestros datos:

• Solo un usuario puede acceder a la información a la vez.
• Excel comenzará a ralentizarse a medida que la base de datos crezca mucho.
• No es posible establecer un alto nivel de seguridad para proteger ciertos datos de ciertos usuarios.

Conclusiones

El caso es que hay millones de usuarios de Excel que utilizan la herramienta como base de datos y quién no. sistema de administración de base de datos, puede usarlo para guardar información útil.

Mi recomendación es que si encuentra que alguna de las desventajas de Excel le está molestando con su trabajo, considere seriamente la opción de usar un SGBD como Microsoft SQL Server o Access. Si las capacidades de Excel aún son suficientes para usted, le recomiendo que siga los pasos descritos en este artículo para aprovechar las mejores prácticas en diseño y construcción. base de datos excel gratis, y hacer más eficiente el trabajo y la organización de la información.